Perencanaan Harus Mempertimbangkan Keselamatan

· * Pelatihan Standar Sistem Penanganan Kejadian Darurat

Oleh Hieronimus Bokilia

Ende, Flores Pos

Dana R Carrington, Spesialis Instruktur Penegakan Hukum pada Pengembangan Manajemen untuk Departemen Kehakiman Amerika Serikat mengatakan, dalam membuat suatu perencanaan penanganan kejadian darurat, terutama terkait manajemen sumber daya kejadian darurat, hal yang perlu diperhatikan adalah keselamatan sumber daya yang bekerja di lapangan. Personil sumber daya yang ditempatkan harus terlebih dahulu dibrifing agar dalam penempatan mereka tahu apa yang mereka laksanakan, kapan pelaksanaan dan di mana mereka akan melaksanakan tugas.

Hal itu disampaikan Dana Carrington saat menyanmpaikan materi manajemen sumber daya kejadian darurat dalam lanjutan pelatihan standar sistem manajemen kejadian darurat di Hotel Grand Wisata, Rabu (4/5). Carrington mengatakan, dalam setiap penanganan kejadian darurat, hendaknya selalu ada personil cadangan agar personil yang ditugaskan tidak terlalu lelah dan selalu dimonitor lamanya mereka bekerja termasuk pembiayaannya.

Dalam tahap perencanaan, prinsip-prinsip manajemen sumber daya yang perlu diperhatikan adalah pada fase perencanaan. Yang perlu diperhatikan adalah sumber daya yang mau dimanfaatkan dan yang dipesan merupakan sumber daya yang memiliki kualifikasi. Perlu pula mengetahui secara jelas masalah dan harus dicari tahu apakah ada potensinya akan semakin berkembang atau tidak. Dari situ baru memasuki pengorganisasian dan di sini, harus bisa menempatkan orang-orang pada struktur organisasi.

Dalam perioede operasi, kata carrington, seorang kepala KPL perlu mengetahui rentang kendali dan memastikan bahwa setiap tingkatan ada pengawasan. Personil yang diturunkan melakukan penanganan kejadian darurat perlu dibrifing dan dikendalikan. Dalam pelaksanaan, lanjutnya perlu ada supervisi agar bisa memastikan kinerja personil di bawahnya sudah mencapai tugas yang diberikan. Proses ini, kata dia akan terus terjadi hingga kejadian mitigasi atau seleasi.

Dalam penempatan personil, kepada mereka juga perlu diberikan motifasi. Motifasi juga tidak hanya kepada personil lapangan tetapi juga kepada bawahan dalam struktur organisasi agar bisa menyelesaikan pekerjaan. “Jadi dalam pengendalian kejadian darurat tidak semudah seperti apa yang dilihat,” kata carrington diterjemahkan Renata.

Pada kesempatan ini, Carrinton juga mengarahkan peserta untuk mempelajari cara pengisian sejumlah formulir seperti lembar kerja perencanaan operasi, lembar kerja perencanaan operasi dan formulir sarana perencanaan dasar. Pengisian formulir, kata dia, hendaknya dilakukan pada tahap perencanaan. Pengisian formulir jangan sampai ditunda sampai pekerjaan selesai. Dalam pembuatan formulir perencanaan juga tidak boleh tidak terarah namun ahrus secara berurutan. Dari situ dapat tahu sumber daya apa yang dibutuhkan dan penentuan sumber daya tidak boleh dilakukan sebelum mengetahui sasdaran dan taktiknya karena sumber daya ditentukan oleh sasaran dan taktik.

John A Montanio, Koordinator Senior untuk Program Pengembangan Sistem Manajemen International Criminal Investigative Assistance Program (ICITAP) mengatakan, dalam pembuatan perencanaan, ada duan jenis yakni perencanaan tertulis dan perencanaan lisan. Prencanaan tertulis dibuat namun brifing lisan kepada personil tetap sangat diperlukan. Rencana kejadian daruat perlu ditulis ketika melibatkan lebih dari dua jurisdiksi, menghindari tumpang tindih dengan periode operasi berikutnya dan semua unsur organisasi diaktifkan. Di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2008 mensyaratkan bahwa hendaknya mebuat suatu rencana tangap darurat. Ini menandakan bahwa perencanaan wajib dibuat secara tertulis.

Perencanaan kegiatan dibuat secara tertulis memberikan pernyataan yang jelas tentang sasaran dan tindakan, juga menjadi dasar untuk mengukur efektifitas kerja dan biaya. Perencanaan tertulis juga dibuat untuk bisa mengukur sasaran tercapai dan selesai sesuai dengan periode operasi yang ditetapkan. “Kalau tidak selesai maka ada yang salah dalam proses perencanaan,” kata Montanio seperti diterjemahkan Renata.

Penentuan periode operasi, lanjut Montanio dapat dipengaruhi oleh jangka waktu yang tersedia atau dibutuhkan untuk emncapai sasaran taktis, ketersediaan sumber daya tambahan serte keterlibatan instansi, jurisdiksi atau fungsi lain pada masa mendatang. Seiring berjalannya waktu, dan ada tambahan waktu maka perencanaan harus semakin dibuat lebih baik. Struktur dan elemen yang diaktifkan juga dapat berubah-ubah disesuaikan dengan ancaman yang satu ke ancaman yang lain. Struktur organisasi yang dikembangkan adalah sesuai kebutuhan saat itu dan dapat ditambah atau dicabut jika tidak lagi dibutuhkan.

Montanio mengatakan, dalam mengambil langkah-langkah penanganan kejadian darurat, penting untuk melihat apa yang terjadi dan mengetahui penyebab kejadian serta dampak yang akan ditimbulkan. Jika sudah ada yang menangani maka lihat kembali perkembangan penanganannya sudah sejauh mana dan sejauh mana baiknya rencana yang telah dibuat. Dalam menetapkan rencana, hendaknya dapat dicapai, terukur dan fleksibel.

Pada hari ketiga ini, ada sejumlah pembahasan yang mampu menjawab pertanyaan para peserta pada hari-hari pertama. Mustakim Mberu misalnya mempertanyakan sistem komando. Menurutnya, apakah struktur komando yang lebih tinggi bisa langsung memberikan perintah kepada struktur atau personil yang ada dibawahnya. John Montanio mengatakan, dengan memperhatikan struktur sistem komando Pengandailan Lapangan maka jelas komando tidak dapat diberikan langsung kepada personil namun harus mengiktuti struktur organisasi yang ada.

Sementara Yos Dasi Muda mempertanyakan dalam pelaksanaan penanganan kejadian darurat, apakah personil di lapangan dapat melaksanakan hal-hal di luar sasaran ayng ditentukan atau harus dilaporkan terlebih dahulu baru dilaksanakan. Terhadap hal ini, Montanio mengatakan dalam pelaksanaan personil sudah diberikan kewenangan regu dan pimpinan regu sudah diberikan kewenangan untuk mengambil keputusan. Mereka bisa mengambil tindakan dan setelahnya harus langsung dilaporkan kepada atasan langsung. Namun jika terkait sasaran dan strategi maka harus dilaporkan terlebih dahulu. Kalau sampai setiap orang lakukan tindakan sendiri-sendiri maka tidak fokus pada penanganankomando terpadu penting dilakukan agar sasaran dapat dicapai maksimal sesuai periode operasi yang telah ditetapkan. “Paling cepat menghasilkan sesuatu jika fokus pada sasaran,” katanya.